Meldesystem - Meißner Sicherheitstechnik GmbH

Häufige Fragen

Was wollen wir mit dem Hinweisgebersystem erreichen?

Unser Hinweisgebersystem hat das Ziel, eine offene Kommunikation zu fördern. Obwohl Führungskräfte die ersten Ansprechpartner in diesem Prozess sind, haben Mitarbeiter alternativ die Möglichkeit, sich mit Hinweisen jederzeit an unsere Ombudsperson zu wenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass eingehende Hinweise sorgfältig geprüft werden und Hinweisgeber keinerlei Benachteiligung erfahren - selbst dann, wenn sich die Hinweise bei genauerer Überprüfung als unbegründet oder unzureichend erweisen. Ausnahmen hiervon gelten nur dann, wenn Hinweise offensichtlich in böswilliger Absicht gemacht wurden.

Wozu können Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer das Hinweisgebersystem nutzen?

Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer können dem Unternehmen mit Hilfe des Hinweisgebersystems online Hinweise auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten durch das Unternehmen und/oder dessen Mitarbeiter, auf Schwächen in Verfahren, bestehende Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten geben.

Was geschieht mit meinem Hinweis?

Ihr Hinweis geht bei unserer Ombudsperson ein. Die Ombudsperson beurteilt zunächst, ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann oder ob es sich um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, mögliche Schwachstellen bzw. Verbesserungsmöglichkeiten handelt, der weiter untersucht werden muss. Bei Beratungsfragen, die sofort beantwortet werden können, leitet die Ombudsperson die Beantwortung in die Wege. Hierzu gehören auch Nachfragen zur weiteren Sachverhaltspräzisierung. Bei Hinweisen, die weiter untersucht werden müssen, veranlasst die Ombudsperson in Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren zweckdienliche weitere Maßnahmen.

Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe?

Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist daher ausgeschlossen. Das System teilt Ihrem Hinweis einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Die Kommunikation verläuft nunmehr über einen „Digitalen Briefkasten“, auf den Sie mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den Briefkasten nicht mehr möglich. Wenn Sie keine Rückantwort wünschen, aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen "Ich möchte keinen Zugang zu meiner Meldung anlegen". In diesem Fall haben wir keine Möglichkeit, mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten, diesem den Eingang der Meldung zu bestätigen oder Informationen über den Verlauf bzw. den Abschluss der Meldung bereitzustellen. Wir dulden keinerlei Form der Benachteiligung von Hinweisgebern - selbst dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung als nicht gerechtfertigt oder substantiiert erweisen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Hinweise offenkundig in verleumderischer Weise erfolgen.

Habe ich auch die Möglichkeit, Dateien oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?

Ja, es besteht die Möglichkeit, einem Hinweis Dateien oder Bilder beizufügen. Bitte beachten Sie, dass Dateien oder Bilder verborgene Daten (sogenannte Meta-Daten) enthalten, die Rückschlüsse auf den Ersteller der Datei oder den Ort der Bildaufnahme zulassen. Um Ihre Identität zu schützen, sollten Sie diese Meta-Daten aus Dateien oder Bildern entfernen, bevor Sie diese hochladen. Fachkundige Anleitungen hierzu finden Sie im Internet.

Was geschieht, wenn sich mein Hinweis auf einen Sachverhalt bezieht, bei dem ich selbst gegen Regeln verstoßen oder unredlich gehandelt habe?

Wenn Ihr Hinweis zur Aufdeckung schwerwiegender Regelverstöße oder Straftaten durch Sie selbst führen sollte, schützt Sie dies nicht vor arbeitsrechtlichen oder ggf. strafrechtlichen Konsequenzen. Bei der Entscheidung hierüber kann jedoch der Beitrag berücksichtigt werden, den Sie zur Aufklärung von Regelverstößen oder Straftaten geleistet haben.

Wird mein Hinweis gespeichert?

Ja, im Hinweisgebersystem wird der von Ihnen eingereichte Hinwies zusammen mit einer Kurzbeschreibung des Vorfalls, der Kategorie des Vorfalls, einer Risikobewertung, der erteilten Antwort, dem Bearbeitungsergebnis und den gezogenen Schlussfolgerungen gespeichert. Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt eine Speicherung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.

Werde ich über den Ausgang informiert?

Unsere Ombudsperson wird Sie nach der Überprüfung Ihres Hinweises über den weiteren Verlauf informieren, soweit dies möglich ist.

Werden betroffene Mitarbeiter über meinen Hinweis informiert?

Aus Gründen der Fairness und der Transparenz informieren wir betroffene Mitarbeiter über eingehende Hinweise. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die Ermittlungen hierdurch erschwert oder andere Mitarbeiter unter Druck gesetzt bzw. benachteiligt werden könnten.

Kann mein Chef Einsicht in meinen Hinweis nehmen, wenn er darauf drängt?

Nein. Sowohl unsere Ombudsperson als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Personen, die nicht mit der Bearbeitung von Hinweisen beauftragt sind, dürfen keine Einsicht in den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse nehmen.

Muss ich mit Nachforschungen aufgrund meines Hinweises rechnen?

Da wir verpflichtet sind, behaupteten Verstößen in angemessener Art und Weise nachzugehen, müssen Hinweisgeber bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten im Rahmen der Sachverhaltspräzisierung mit Nachfragen rechnen. Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen bzw. Ihrer Meldung Dateien oder Bilder beifügen, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.

Können Dritte, wie z. B. Ermittlungsbehörden, die Gewerbeaufsicht, Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden Einsicht in meinen Hinweis oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Zum Beispiel können die Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch diesbezügliche Durchsuchungshandlungen vornehmen. Das Unternehmen kann derartige Beschlagnahmebeschlüsse oder Durchsuchungsmaßnahmen durch die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen abwenden. Hierzu gehören im Zweifel auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang bei den Ermittlungsbehörden vorhandenen / gespeicherten Informationen.